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Schatten-IT

aus Wikipedia, der freien Enzyklopädie

Der Begriff Schatten-IT (oder Shadow IT) beschreibt informationstechnische Systeme, Prozesse und Organisationseinheiten, die in den Fachabteilungen eines Unternehmens neben der offiziellen IT-Infrastruktur und ohne das Wissen des IT-Bereichs angesiedelt sind.<ref name="Rentrop">Christopher Rentrop, Oliver van Laak, Marco Mevius: Schatten-IT: ein Thema für die Interne Revision? In: Revisionspraxis, April 2011</ref> Schatten-IT-Instanzen sind somit weder technisch noch strategisch in das IT-Service-Management der Organisation eingebunden, das heißt weder im (IT-Asset- &) Configuration-Management noch im IT-Serviceportfolio berücksichtigt.<ref name="Zimmermann">Stephan Zimmermann, Christopher Rentrop: Schatten-IT. (PDF; 4,2 MB) @1@2Vorlage:Toter Link/hmd.dpunkt.de (Seite nicht mehr abrufbar, festgestellt im Mai 2019. Suche im Internet Archive (T))Vorlage:Toter Link/archivebot In: HMD Praxis der Wirtschaftsinformatik, 2012, 49, 288, S. 60–68.</ref>

Teilaspekte

Unter dem Oberbegriff Schatten-IT können verschiedene Teilaspekte unterschieden werden:<ref name="Rentrop" />

Ursachen

Grundsätzlich entsteht Schatten-IT, wenn die von der IT-Abteilung angebotenen Services nicht den Anforderungen der Fachabteilungen genügen.<ref name="Spafford">George Spafford: The Dangers that Lurk Behind Shadow IT. 4. Februar 2004</ref> Die Ursachen für diese Lücke können folgendermaßen aussehen:<ref name="Rentrop" />

Probleme in der Abstimmung von IT und Fachabteilung:

  • Schlechte organisatorische Abstimmung von IT und Fachabteilung: Wenn keine eindeutigen Verantwortlichkeiten bei der Betreuung der Fachabteilungen durch die IT existieren,<ref name="Schaffner">Mike Schaffner: IT Needs To Become More Like “Shadow IT”. mikeschaffner.typepad.com, 12. Januar 2007</ref> sehen sich diese dazu veranlasst eigene Lösungen zu entwickeln.
  • Unangebrachte Koordinationsmechanismen bei der IT-Steuerung, wie z. B. zu starre Budgets oder unzureichende Transparenz bei den IT-Verrechnungspreisen, führen dazu, dass die offizielle IT durch Schatten-IT in den Fachabteilungen ersetzt wird.
  • Eine zu geringe Formalisierung der Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilung kann zu einem Eigenleben in den Fachabteilungen führen, durch welches die Entwicklung von Schatten-IT hervorgeht. Auf der anderen Seite kann eine zu hohe Formalisierung dazu führen, dass die Anwender sich den rigiden Prozessen des Demand Managements entziehen<ref name="Wolff">Holger Wolff: Das Management komplexer Unternehmensarchitekturen. In: Objektspektrum.de, 2010, Heft 1.</ref> und eigene Lösungen erstellen.
  • Bei einer unzureichenden Gestaltung des IT-Outsourcings kann durch die Schaffung von Schatten-IT ein verdecktes Insourcing stattfinden.

Kontextfaktoren in der IT:

Kontextfaktoren in den Fachabteilungen:

  • Eine hohe Autonomie in den Fachabteilungen kann sich auf den Bereich der IT ausdehnen.
  • Mergers & Acquisitions: Unternehmen, die eine umfangreiche M&A-Historie aufweisen, haben oftmals einen geringeren organisatorischen Zusammenhalt; dadurch sind Fachabteilungen eher bereit unabhängig von der zentralen IT zu agieren.
  • Dezentrale Organisationsformen: Eine räumlich stark verteilte Organisation führt naturgemäß zu Einschränkungen im IT-Support. Hierdurch wird die informationstechnische Eigeninitiative gefördert, die sich in Schatten-IT niederschlagen kann.
  • Externe Einflüsse aus dem Unternehmensumfeld: Unternehmen können z. B. durch Hausbanken, Kunden oder Lieferanten dazu gezwungen sein, IT-Systeme Dritter zu verwenden. Häufig erfolgt dies allein durch die Fachabteilungen ohne Unterstützung des IT-Bereichs.
  • Die steigende Technologie-Affinität der Mitarbeiter (Digital Natives) fördert die Entwicklung von Schatten-IT.<ref name="RSA"><templatestyles src="Webarchiv/styles.css" />The Confessions Survey: Office Workers Reveal Everyday Behavior That Places Sensitive Information at Risk. (Memento vom 21. November 2008 im Internet Archive; PDF; 666 kB) RSA, 2007.</ref>

Auswirkungen

Mit Schatten-IT sind positive und negative Auswirkungen verbunden:<ref name="Rentrop" />

Risiken:

  • Probleme im Hinblick auf Datensicherheit, -integrität und -schutz durch eine oftmals weniger professionell durchgeführte Entwicklung.<ref name="Spafford" />
  • Compliance-Konflikte: Schatten-IT kann zur Etablierung von Prozessen führen, die bestehende Compliance-Regeln verletzen. Außerdem stellt Schatten-IT selbst einen Verstoß gegen unternehmensinterne Regeln dar.
  • Schatten-IT-Anwendungen werden definitionsgemäß nicht vom IT-Service-Management betreut. Da die Fachabteilung dies nicht übernimmt und die Schatten-IT-Anwendungen häufig technologisch betrachtet qualitativ schlechter als professionell entwickelte Systeme sind, besitzen sie somit eine geringe Zukunftsfähigkeit. Eine Planung von IT-Architektur und IT-Kapazitäten ist kaum möglich.<ref name="Zimmermann" />
  • Der geringe Grad an Professionalität führt oftmals zu einer wirtschaftlichen Ineffizienz der Prozesse und Systeme.
  • Sourcing-Entscheidungen werden durch die Schaffung von Schatten-IT untergraben: Offiziell ausgewählte Outsourcing-Partner werden übergangen, was ein hohes Risikopotenzial hinsichtlich von Vertragsstrafen birgt.
  • Die Beschäftigung von Mitarbeitern in den Fachabteilungen mit IT-Themen kann negative Auswirkungen auf die Gesamtperformance des Unternehmens haben, da sich diese Mitarbeiter nicht mit ihren Hauptaufgaben beschäftigen.
  • Andere IT-Services können von Schatten-IT gestört und deren Verfügbarkeit beeinträchtigt werden.<ref name="Zimmermann" />
  • Dadurch, dass Schatten-IT nicht ins Releasemanagement eingebunden ist, können Migrationen und andere Veränderungsmaßnahmen (wie auch z. B. Security-Updates) behindert werden.<ref name="Zimmermann" />
  • Die Benutzerzufriedenheit kann durch Folgeprobleme der Verfügbarkeit und des Supports der Schatten-IT ebenfalls negativ beeinflusst werden.<ref name="Zimmermann" />

Chancen:

  • Hohe IT-Innovationsrate: Die Auseinandersetzung der Fachbereiche mit den Chancen von IT und die Erkennung eines zusätzlichen Nutzens für ihre Prozesse, führt sie unter den entsprechenden Rahmenbedingungen zur Entwicklung von Schatten-IT. Für die IT-Abteilungen hingegen ergeben sich aufgrund ihrer Distanz zum operativen Geschäft Probleme, dieses Innovationspotenzial aufzudecken. Folglich finden Innovationen über Schatten-IT sehr schnell ins Unternehmen.<ref name="Raden" />
  • Die Schatten-IT-Lösungen sind sehr aufgabenorientiert und haben eine starke Fokussierung auf die internen Prozesse der Fachabteilung. Dies kann zu einer Verbesserung der Prozesse führen.
  • Schatten-IT-Lösungen führen durch ihre Nähe zu den Bedürfnissen der Anwender zu einer wachsenden Benutzerzufriedenheit mit der IT-Unterstützung im Unternehmen insgesamt.<ref name="Behrens">Sandy Behrens: Shadow Systems: The Good, The Bad and the Ugly. In: Communications of the ACM, 2009, Nr. 2.</ref> Dadurch, dass der Bewilligungsprozess fehlt, sind Schatten-IT-Lösungen außerdem flexibel und schnell anpassbar.<ref name="Zimmermann" />
  • Untersuchungen haben gezeigt, dass die Identifikation mit den genutzten Produkten sehr hoch sein kann, was zu steigender Motivation führt.<ref name="Zimmermann" />

Literatur

  • Steffi Haag: Shadow IT. Insights from multiple research perspectives. Frankfurt am Main 2016 (Diss.).
  • Stephan Zimmermann: Der Umgang mit Schatten-IT in Unternehmen – Eine Methode zum Management intransparenter Informationstechnologie. Springer-Verlag, 2018, ISBN 978-3-658-20786-1.

Einzelnachweise

<references />

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